Abrir una empresa en México lleva consigo diferentes procesos, algunos muy bien estructurados, simples y ágiles, y algunos otros requieren empeño, tenacidad y perseverancia. Estos procesos dependen no solo de la actividad económica que realizarás, sino de la figura jurídica mediante la cual llevarás a cabo tu inversión, además de posibles trámites que debas realizar en materia de migración, adquisición de inmuebles, marcas e invenciones, Seguridad Social, construcción y consultas en materia de Inversión Extranjera.
No importa el tamaño de su organización, el sector o la industria a la que pertenece, nuestros especialistas locales tienen el conocimiento para ayudarle a lidiar con las obligaciones, procedimientos, plazos y barreras lingüísticas que pueden demorar la preparación operativa. Ofrecemos apoyo en la selección del tipo de entidad adecuado a sus necesidades, estructura de su entidad alineada a la legislación local, cumplimiento de todas las normativas y plazos relacionados con la construcción de la empresa, preparación y presentación de toda la documentación requerida, registro de su empresa ante las autoridades competentes, asistencia continua de principio a fin para garantizar que las operaciones se realizan conforme a los lineamientos o normativas requeridos.
La orientación básica debe brindarles a los nuevos empleados la información necesaria sobre la organización, su puesto de trabajo, la población objetivo y la comunidad, de forma tal que puedan comprender cómo llegar a los objetivos de la empresa con sus habilidades profesionales. Por consiguiente, es mejor si toda o la mayor parte de una orientación se lleva a cabo antes de comenzar a trabajar. Este último punto puede parecer obvio, sin embargo, en la práctica muchas organizaciones no programan las orientaciones inmediatamente y los empleados nuevos pueden permanecer confundidos por varios días o semanas hasta que reciben una introducción oficial a la organización.
¿Cuándo es preciso externar una orientación? Lo ideal es antes y durante el momento en el que el nuevo empleado comienza a desarrollar su labor. Brindar una orientación en el momento justo tiene más sentido no sólo para el personal sino también para la organización y se ahorrará mucho más tiempo si la persona sabe lo que tiene que hacer y cómo manejarse en la organización desde un principio.
Los programas de orientación para el personal pueden ser formales o informales, y su tiempo de duración puede ser variable, pero siempre debe ser un trabajo planeado y realizado a conciencia. Algunas preguntas básicas que pueden resolver a los nuevos reclutas son:
Además de las preguntas antes citadas, debe exponerse una introducción coherente y planificada que combina información, experiencias y una transmisión de los valores y la cultura de la organización, todo ello con el fin de otorgarle al personal nuevo la base que necesita para hacer su trabajo e integrarse a la organización y a la comunidad de la manera más sencilla posible, la planeación y aplicación de una bienvenida correcta siempre será beneficiosa para ambas partes; contratante y contratado.
Aunque la mayoría de las organizaciones carecen de tiempo y/o recursos para una orientación formal, puede disponerse de opciones como un manual de la organización, algunas presentaciones, o algo similar dependiendo de los recursos y de los requerimientos de cada situación en particular. Lo principal es ofrecer cuanta información pueda brindarse y hacer sentir cómodo desde un comienzo al personal nuevo.
La orientación para casi todos los puestos de trabajo debe incluir una introducción a la organización, la población objetivo, la comunidad y el puesto en sí. La información puede transmitirse de varias maneras; a través de una charla o debate, en un taller, a través de una actividad, en una publicación en papel o un sitio web, etc. Debido a que la efectividad de los métodos de presentación varía de persona a persona, lo ideal es probablemente tratar de comunicar la información de diversos modos: por ejemplo, en persona, lectura independiente, observaciones.
Elementos básicos para una introducción a la empresa:
Incluso si la organización es bastante nueva tiene una historia: las situaciones que la hicieron necesaria, cómo comenzó y quién la fundó, cómo consiguió apoyo y cómo llegó al punto de contratar personal. Si la organización tiene cierta antigüedad, incluya además a aquellos que han trabajado en ella, sus logros, sus desafíos pasados y cómo los ha enfrentado, los cambios de rumbo, etc.
Los momentos difíciles también forman parte de su historia y los empleados deben saberlo, ya que es importante para que ellos puedan comprender a la organización tal como es en la actualidad y brinda al personal nuevo acceso a las referencias de personas y eventos que forman parte del lenguaje común de la organización.
La organización debe tener una declaración de misión y debe otorgar una copia al personal nuevo y la posibilidad de discutirlo y asimilar su significado. La declaración de misión puede explicar lo que la organización hace, pero no necesariamente lo que ello significa. Por ejemplo, la organización puede promover la salud en la comunidad o la alfabetización para adultos, pero sus objetivos reales pueden ser el cambio social o el desarrollo económico. Si su misión incluye una agenda tácita, es de vital importancia que el personal nuevo lo comprenda desde un principio.
La filosofía de una organización guía su estructura, los roles de varias personas en ella, la manera de tratar a sus empleados, voluntarios, usuarios y colegas, los métodos que utiliza en los programas o servicios que provee y su ética. La filosofía de una organización es una elección a conciencia, a la que se concluye luego de una concienzuda reflexión por parte de sus fundadores o del debate y compromiso de los socios.
La filosofía debe coincidir y ser consistente con los objetivos de la organización, la consistencia filosófica es una base necesaria para que la organización esté cómoda consigo misma y esté equipada para hacer bien su trabajo. Por ejemplo, tratar a su propio personal de forma distinta a la que trataría a su población objetivo u otorgar un valor elevado a las jerarquías laborales.
Aunque algunas organizaciones dejan que sus empleados decidan de qué forma harán su trabajo, otras tienen métodos preestablecidos para alcanzar sus objetivos. La elección de métodos puede basarse en la investigación, experiencias pasadas, experimentación, intuición, sabiduría popular, filosofía, etc. Independientemente del método o técnica que se elija, es importante que los empleados nuevos comprendan las metodologías tal y como se espera que ellos las apliquen. Aprender a utilizar un método debe ser parte de la formación del personal, pero una orientación debe incluir al menos una breve explicación del método y los motivos por los que debe utilizarse.
Una organización no es más que el conjunto de personas que hacen su trabajo y le dan vida. Posiblemente la tarea más importante del personal nuevo sea familiarizarse con esas personas y comprender lo que cada una hace. En la medida de lo posible dependiendo de las áreas en las que se desempeñen, el personal nuevo debería conocer personalmente a las siguientes personas:
Así mismo, es necesario que el personal nuevo sepa a quién recurrir respecto a problemas específicos como:
La estructura organizacional de una empresa consiste en el modelo que define cómo se organiza la empresa y sus empleados, establece el entramado de niveles jerárquicos y es, en definitiva, la base sólida que sostiene a una empresa.
Esta área abarca las "reglas" del lugar de trabajo y algunos conocimientos menores que hacen posible que todos funcionen en el transcurso del día.
Equipamiento
La disponibilidad y ubicación de las fotocopiadoras, computadoras, sistemas telefónicos, reproductores de CD y DVD, videograbadoras, etc., así como las instrucciones y restricciones de uso.
Materiales y suministros
Dónde se guardan las cosas, la rutina de orden, cómo tener acceso a lo que se necesita, caja chica, etc.
Tiempos
Horario laboral esperado, día de paga, horario de llegada, almuerzo, salida, horas extras, días feriados, etc.
Prestaciones
Cómo solicitar vacaciones, licencias personales o días por enfermedad, cómo hacer uso del seguro médico, horas compensadas, reembolsos por viaje, etc.
Rutina administrativa
Quién abre y cierra el lugar de trabajo, dónde están las llaves de los baños, quién contesta qué teléfonos, procedimientos de seguridad, etc.
Calidad de vida laboral
Cuáles son los buenos lugares para almorzar o la ubicación de comedores y cafeterías, dónde estacionar el auto, la ubicación de las máquinas de refrescos, agua, café, el sistema de rotación de alimentos para las reuniones de personal, snacks, galletas, zonas de recreación, etc.
Es importante tener un conjunto de políticas y procedimientos claros que expliquen y regulen las tareas y relaciones necesarias que mantienen a la organización en funcionamiento. Pueden establecerse manuales para ilustrar las maneras en que funciona la organización, cómo presentar un reclamo, resolver un conflicto personal, cómo tratar los reclamos de los usuarios, cuestiones de contratación y despidos, etc. Aun si ya se dispone de un manual, es buena idea atraer la atención del personal nuevo hacia las cuestiones importantes como parte de la orientación, de esta forma, si se genera una situación complicada, el personal sabrá que existen políticas que cubren tales situaciones.
Las empresas van desarrollando a lo largo de su trayectoria su propia cultura institucional, la cultura es el resultado de la historia de la organización y del pensamiento, así como de la conducta de sus fundadores y su personal actual y anterior. En una organización nueva, todos los colaboradores forman parte de la cultura de la empresa, aunque pueden discutirse o tomarse decisiones sobre la cultura organizacional y qué elementos reflejarán la personalidad que se quiere adoptar. Algunas de las áreas que regula la cultura de la organización, las cuales el personal nuevo debe conocer son:
Vestimenta
Cada organización tiene etiqueta de vestimenta, ya sea escrita o no. La etiqueta de vestimenta puede consistir en que no haya etiqueta alguna – todos se visten como les place. Cualquiera que sea el código de vestimenta escrito o no en la organización, el personal nuevo debería estar al tanto de él.
Expectativas laborales
Cualquiera puede obtener una paga por 40 horas de trabajo semanales, pero de hecho algunas organizaciones requieren que su personal trabaje mucho más que eso. Otras son mucho más relajadas –los empleados pueden irse a casa cuando finalicen el trabajo del día, sin importar qué hora sea. Incluso otras requieren 40 horas semanales o más, pero permiten una gran flexibilidad respecto de cuándo esas horas sean cumplidas.
Fumadores
¿Está permitido fumar en el edificio o en lugares abiertos? Muchas organizaciones son sumamente sensibles acerca de esta cuestión.
Alimentos
¿Se permiten alimentos en la oficina?, ¿Se espera que los empleados lleven alimentos para compartir regularmente?, ¿está permitido comer en el escritorio o mientras se desarrolla un programa?, ¿pueden los usuarios comer durante el transcurso del programa?, ¿existen reglas específicas acerca de alimentos y bebidas?
Niños
¿Está permitido que el personal o los usuarios lleven niños al lugar de trabajo si fuera necesario o solo ante una emergencia?
Relaciones laborales
¿Cuál es el trato de las personas entre sí?, ¿existe un esfuerzo para lograr un trato igualitario?, ¿hay un ambiente familiar o un clima de formalidad?, ¿los miembros del personal están en contacto fuera del trabajo?
Comprender la cultura organizacional ayudará a que el empleado nuevo se convierta en una parte más del equipo con facilidad y reducirá la incertidumbre y el estrés de una situación nueva. Hará que su transición en la organización y su trabajo sean más sencillos. Dar continuidad a la contratación y poner especial atención en la cultura organizacional son parte fundamental para el crecimiento y prosperidad de la organización, recuerda que puedes acercarte a SARAM HR y en conjunto lograrás obtener el apoyo necesario sobre la cultura organizacional en México, de forma que podrás mantener a tus empleados por más tiempo y, por ende, tu empresa podrá operar sin problemas. ¡Acércate a los expertos de SARAM HR!
US